Compatibilité de la e-Plateforme Véalis

Pour utiliser la e-plateforme Véalis, dois-je changer ou adapter mes logiciels métier ?

Non, vous n'avez pas besoin de changer ou d'adapter vos logiciels ! Vous continuez à travailler normalement avec vos programmes. La e-Plateforme Véalis est compatible avec tous vos logiciels métier.

La e-Plateforme est-elle compatible avec les utilitaires de mes clients ?

Oui, vos clients ont seulement besoin d'un navigateur Internet, quel qu'il soit pour consulter, envoyer et recevoir des documents.

Principes de mise en ligne des documents sur la e-Plateforme Véalis

Comment les documents sont-ils classés par la e-Plateforme ?

La plate-forme crée l'arborescence suivante pour chacun de vos clients :

Cette arborescence est reproduite sur votre serveur local afin d'assurer la parfaite symétrie entre les deux systèmes d'informations.

Puis-je modifier l'arborescence ?

Lors du paramétrage initial, il est possible de modifier cette arborescence.

Comment se déroule la mise à disposition des documents sur la e-Plateforme Véalis ?

Vous pouvez mettre à jour des documents sur la e-plateforme Véalis selon deux modes, à votre convenance :

Manuellement : depuis votre poste (ou en déplacement, de votre ordinateur portable, à partir d'une clef USB, d'un CD, etc.) vous déposez le (ou les) document(s) sur la e-Plateforme. Les données sont immédiatement en ligne.

Automatiquement : une fonction de synchronisation met à jour les nouveaux documents vers la plate-forme à partir d'un répertoire de votre réseau local que vous aurez choisi. Vous pouvez programmer le déclenchement de cette synchronisation à un (ou plusieurs) moment(s) déterminé(s) à l'avance ou bien forcer cette synchronisation manuellement.

Je souhaite mettre en ligne des documents payants, est-ce possible ?

Oui, même si ce n'est pas le mode privilégié d'utilisation de la plateforme. Avec le format PDF (ou d'autres formats de fichiers), vous pouvez empêcher l'impression d'un document ou en limiter la qualité. Vous pouvez aussi exiger un mot de passe à l'ouverture du document.

Une solution pour diffuser un document payant est de le mettre à disposition sur la plateforme et d'attendre le paiement pour communiquer par courrier électronique ou par téléphone le mot de passe permettant son ouverture. Le fichier et sa clef ne circulent pas sur les mêmes canaux, cela renforce la sécurité.

La synchronisation ne risque-t-elle pas d'altérer les données qui se trouvent sur mon serveur local ?

Non. La fonction de synchronisation respecte l'intégrité de votre serveur local en respectant quelques règles simples :

Comment s'assurer que l'opération de synchronisation s'est déroulée correctement ?

A chaque fois que vous lancerez une synchronisation, un compte-rendu de l'opération est inscrit sur votre serveur local. Ce compte-rendu détaille, client par client, les documents qui ont été traités et les éventuelles erreurs. Vous pouvez aussi recevoir ce compte-rendu par courrier électronique.

En cas de problèmes, Véalis Expert pourra, à la lecture de ces documents restaurer très rapidement la situation.

Comment gère-t-on le cas des clients à supprimer ou celui des nouveaux clients ?

La gestion des clients est très simple !

Comment mes clients sont-ils informés qu'un nouveau document les concernant est disponible sur la e-Plateforme Véalis ?

Dès qu'un nouveau document est disponible, un courrier électronique d'information peut être envoyé automatiquement à votre client avec un lien qui pointera sur la e-Plateforme Véalis. Vous pouvez, si vous le souhaitez, désactiver l'envoi du mail à vos clients.

La synchronisation permet de mettre rapidement en ligne des documents et d'avertir mes clients de cette disponibilité, toutefois, cela va créer un doublon sur mon serveur de fichiers entre mon espace de travail et l'espace de communication.

Pas forcément. L'arborescence définie pour votre cabinet peut être modifiée lors de l'installation mais ensuite, elle ne change pas pour tous les clients que vous ajouterez. La synchronisation va automatiquement créer tous les sous-répertoires d'un client s'ils n'existent pas.

Mais tous les autres répertoires ou sous-répertoires que vous définirez dans cette arborescence résidant sur votre serveur de fichiers ne seront pas synchronisés avec la plateforme. Ainsi, vous pouvez très bien définir un répertoire Comptes préparatoires à côté du sous-répertoire Données de l'exercice d'Informations Comptables, son contenu ne sera jamais transféré sur la plateforme. Il vous suffira de faire glisser les documents définitifs lorsque vous désirerez les diffuser.

Autre avantage, vous connaîtrez avec certitude la version diffusée à vos clients.

En facilitant ainsi la communication de documents, ne serais-je pas plus souvent la victime d'erreurs de manipulation ?

Le fait de glisser un document dans un sous-répertoire synchronisé ne signifie pas qu'il est immédiatement mis en ligne. Il faut soit déclencher manuellement la synchronisation soit attendre que celle-ci démarre automatiquement si elle a été programmée.

De plus, lorsque vous avez mis au courrier le mauvais document, envoyé par un système comme Maileva le mauvais fichier ou appuyé sur le bouton Envoi de votre logiciel de messagerie, vous n'avez plus de possibilité de rattraper l'erreur. Avec la ePlateforme Véalis, vous pouvez encore vous connecter sur la plateforme, supprimer le fichier erroné et le remplacer par le bon document en désactivant l'avertissement par email pour vos clients.

Témoignage d'un expert-comptable de l'Ouest de la France

Pourquoi utilisez-vous la e-Plateforme Véalis ?

Nous avions besoin de répondre de plus en plus rapidement à nos clients ainsi que de leur transmettre en temps réel les informations produites par le cabinet. Grâce à son arborescence simple et intuitive, nos clients accès à leur dossier dans un environnement totalement sécurisé.

Ils peuvent ainsi consulter, à tout moment, leur dossier. Nous mettons ainsi à leur disposition tous les documents créés par le cabinet et notamment :

Grâce à cette plate-forme, le client accède ainsi à toutes les informations dont il a besoin puisque tous ces documents sont correctement classés et archivés pour lui.

Comment sont classés les documents sur la plate-forme ?

Le classement est simple et adapté à notre métier. L'ensemble des informations est regroupé en cinq chapitres :

Le client peut ensuite d'un simple clic dérouler l'un de ces cinq chapitres et trouver rapidement l'information qu'il recherche.

Cette plate-forme a-t-elle modifié l'organisation de votre cabinet ?

Oui. Il a fallu mettre en place une procédure adaptée et précise par service (secrétariat, pôles comptable, social et juridique) pour la mise en ligne des documents. 

Cela nous a obligé à améliorer notre devoir de transparence vis-à-vis de nos clients et à augmenter la qualité de nos travaux.

De plus, ce nouveau mode de transmission des documents nous a fait économiser beaucoup de papier et de timbres et je peux affirmer que le coût d'abonnement de la e-Plateforme Véalis est amorti instantanément par les économies réalisées en fournitures, frais de timbres et temps d'affranchissement.

Enfin, ce qui le plus changé, c'est l'image que nous avons auprès de nos clients. Cette plate-forme nous propulse vers l'avenir et nous permet de nous adapter aux nouveaux moyens de communication et d'information. Aujourd'hui, tous nos logiciels métier permettent de dématérialiser les documents. La e-Plateforme devient le vecteur simple et efficace de mise à disposition de ces documents. Nos clients sont enchantés et ils plébiscitent cette plate-forme qu'ils trouvent eux aussi pratique et simple d'emploi.

La sécurité

Où sont stockées les données ?

Les données qui se trouvent sur la e-Plateforme Véalis sont hébergées sur un serveur dédié dans un centre situé en région parisienne. Les locaux sont des salles sécurisées de type "white-room" équipées pour garantir l'intégrité des données en cas d'incendie ou d'inondation.

Qui a accès à mes données ?

Vos collaborateurs, vos clients et vous ont accès aux informations qui se trouvent sur la e-Plateforme. En tant qu'administrateur des serveurs, le personnel de Véalis Expert peut, seulement sur votre demande et si nécessaire, intervenir sur le serveur de vos données afin, par exemple, de réaliser un archivage sur CD-ROM des données d'exercices antérieurs ou de restaurer des données en cas d'attaque de votre réseau local par un virus...

Quel est le niveau de sécurité de l'hébergement des données qui résident sur la e-Plateforme Véalis ?

La e-Plateforme Véalis est sécurisée et son accès est restreint par l'emploi de login et de mots de passe propres à chacun des utilisateurs. Les données sont cryptées lors de leur transport sur Internet que ce soit lors de l'ajout via la plate-forme ou lors d'une synchronisation. S'il est possible d'utiliser le courrier électronique, l'ajout des flux RSS permet de limiter l'emploi de la messagerie électronique souvent saturée de spams.

Enfin, les données sont régulièrement archivées et les disques durs sont redondants afin de prévenir et limiter les pannes matérielles.

Installation

Porter une vingtaine de clients (ou plus) sur la plateforme, définir les contacts au sein du cabinet tout comme les droits d'accès n'est-il pas une tâche fastidieuse ?

En effet. S'il est très simple d'ajouter un client au fur et à mesure de l'activité, en intégrer un grand nombre d'un coup peut être une source d'erreurs de saisie. En fonction du nombre de clients que vous souhaitez ajouter au démarrage, Véalis Expert peut accélérer ce déploiement en vous demandant de lui communiquer une liste de ces clients (sous Excel), les références des contacts au sein du cabinet ainsi que les logins types.

A partir de ces informations, Véalis Expert va créer sur votre plateforme, pour chaque client, des comptes détaillés. Il est même possible, si vous nous communiquez leurs emails, d'envoyer un mail personnalisé et à l'image de votre cabinet à vos clients pour leur communiquer leur login et leur mot de passe.